Si eres un empresario o un líder de equipo y quieres aprender sobre la delegación efectiva y cómo lo puedes aplicar a tu contexto, te invito a que me acompañes en este blog.

Es importante que sepas que esta práctica es parte de ser un buen líder, porque potencializa el trabajo de cada uno de los integrantes, lo que te ayuda a cumplir las metas u objetivos empresariales y personales.

Pero antes de comenzar, déjame decirte que esto no es una receta de cocina; desde mi punto de vista y experiencia, si yo te doy pasos específicos para una delegación efectiva, va a tener pocos resultados, porque para poder delegar debes tener en cuenta muchas aristas.

Índice:

  1. ¿Qué es la delegación efectiva?
  2. Aristas de una buena delegación
  3. Beneficios de la delegación
  4. Señales de que no estás delegando efectivamente
  5. Pasos para la delegación efectiva

1. ¿Qué es la delegación efectiva?

Podemos decir que la delegación efectiva, es la habilidad que todo líder debe poseer y que lo ayuda a encomendar las asignaciones que se tienen pendientes a otro miembro del equipo, confiando que él o ella lo podrá hacer de la mejor manera por medio de diferentes prácticas. 

Sabiendo que esta se perfecciona bajo la técnica de prueba y error, si algo no funciona simplemente implementa una nueva estrategia hasta encontrar la adecuada para tu liderazgo.

2. Aristas de una buena delegación

Cómo te comente al principio, el secreto de la delegación efectiva es el que puedas desarrollar acciones y habilidades para que puedas avanzar con tu equipo con esta forma de liderazgo.

Habilidades para delegar efectivamente

Principales actividades

Y para esto es indispensable que pongas en práctica distintas actividades, por ejemplo:

Administración del tiempo

El tiempo es una de las cosas más preciadas que tenemos ¿no es así?, sobre todo en el tema de los negocios, y es que siempre se va de las manos de manera impresionante, que uno no se da cuenta.

Una de las maneras en que puedes ayudarte a administrarlo es delegar las responsabilidades que tienes, a través de un principio donde identificas cuánto tiempo le estas dedicando a tus actividades tácticas y cuánto a tus actividades estratégicas.

Y si te preguntas ¿qué es un trabajo táctico? Esta es la actividad que se realiza a través de un sistema o un proceso, y que si tú le explicas a alguien más cómo hacerlo, él pudiera desarrollarlo sin problema alguno. Un ejemplo podría ser ir a realizar pagos, visitar a un cliente, programar una junta, etc.

Ahora, el trabajo estratégico son aquellas tareas que no se pueden delegar, porque es imprescindible que tú como líder las realices, una forma fácil en la que puedes identificarlo, es que cuando termines esta actividad sabes que va a mejorar la productividad de tu proyecto y de los objetivos que quieres alcanzar; por ejemplo, hacer la estrategia anual, reunión para revisión de avances o planeación de objetivos.

Ten cuidado con el mal del director, que es donde crees que nadie lo puede hacer como yo, porque eso hará que pienses que nada puedes delegar y el resultado es un crecimiento mínimo. Y no te quiero mentir, si habrá ocasiones en que tú lo hagas mejor, por ello, es mejor que desde ahora comiences a trabajar en cómo puedes capacitar a los demás.

Igual quiero recordarte que una actividad técnica, no significa que no es importante y que una actividad estratégica sí, la realidad es que deberás realizar las dos en tu jornada laboral. Pero, con base en tu puesto va a ser el porcentaje que realizarás de estas dos, claro va a depender de las empresa en la que estés, pero en mi experiencia esto es lo más funciona.

Puesto de trabajoActividad estratégica Actividad táctica
Director General 90%10%
Director de área80%20%
Gerente60%40%
Coordinador/ supervisor35%65%
Ejecutivo20%80%

Priorizar

En esta actividad, te sugiero que utilices la regla de Pareto, que básicamente dice que hagas 20% de las actividades que te darán 80% de resultados. Esto se refiere a que te enfoques en esos pendientes que sabes que te darán mayor resultado para que seas más efectivo. 

Otra de las maneras en que puedes priorizar y que me encanta, lo tomé de un libro llamado Primero lo primero, de Steven R. Covey, el cual nos dice que tenemos estas actividades.

delegación efectiva

Lo que quiero que te des cuenta en qué cuadrante te encuentras más tiempo, ya que puedo intuir que la mayoría de las veces es el cuadrante urgente-no importante, pero déjame decirte que esto no es efectivo; porque a pesar de que te mantienes movido de un lado para el otro, esto sigue siendo no importante y dejas las responsabilidades que sí son cruciales a un lado, porque seguro piensas bueno, no es urgente.

Entonces, reconoce cuáles son esas actividades importantes y cuáles son las urgentes. Una vez tengas esto bien claro, te recomiendo que hagas siempre lo importante primero.

Desarrollo de personas

Esta es una de mis favoritas, porque si eres gerente o director de área, una de tu funciones es el desarrollar a las personas de tu equipo y acompañarlas en su proceso de crecimiento.

Además que si tú quieres tener una delegación efectiva, es imprescindible que esta actividad. Parte de esto es creer en tu gente y lo resalto: las personas con las que trabajas son más talentosas y capaces de lo que crees.

Otra de las cosas que siempre escucho en los líderes es que creen, que al preparar a su equipo los van a reemplazar a ellos, pero déjame decirte que no, mientras más capacites a tu personal mayor va a ser tu crecimiento.

Existen miles de ventajas más que se derivan, como el poder trabajar en un ambiente laboral agradable, más confianza, seguridad por parte de los tuyos y que al final se traduce como más compromiso laboral.

Principales habilidades

Así como debes realizar actividades para la delegación efectiva, es necesario que desarrolles algunas habilidades, algunas de estas son:

Comunicación asertiva

La base de la delegación efectiva es la comunicación en un 100%, desgraciadamente es una de las cosas que menos se quiere trabajar, pero la realidad es que no hay otra opción. Porque si tú no trabajas con esto, nunca habrá liderazgo, delegación, desarrollo de personas y todo de lo que ya hemos platicado.

Para lograr una comunicación asertiva, debes tener conversaciones derechas y responsables, esto quiere decir que tú como líder debes ser consciente de cómo las demás personas reciben lo que dices, es decir generar un impacto positivo, aun cuando sea una llamada de atención y sobretodo aprender a escuchar. Verás como las situaciones o problemas que traías acarreados desde antes, se podrán resolver en un corto tiempo.

Relación con las personas

Algo que siempre me gusta decir es que, antes se creía que en la oficina no se iba a relacionar con los demás, sino que había que “pintar una raya” con los miembros; pero hoy en día lo que más tiene efectividad es tener una relación auténtica con todos los colaboradores de tu equipo.

Debes de asegurarte que las relaciones que manejes sean de a dos manos, con esto quiero decir que te interes, te acerques a tu equipo, conozcas más de ellos, pero en la otra mano debes mantenerte como una figura de autoridad, en donde a pesar de ser amigos, se deben de cumplir con las responsabilidades y obligaciones del área.

Recuerda que todo se debe de mantener en un equilibrio para que funcione; mientras más puedas desarrollar tus relaciones, mucho mayores serán tus posibilidades de logro.

Inteligencia emocional

Esta habilidad es una de las que menos tienen los líderes y una de las más importantes, pero, no te preocupes porque lo puedes desarrollar a través de ejercicios de introspección, donde conozcas cuáles son tus limitaciones, tus virtudes, quién eres y a partir de esto comenzar a mejorar en tu persona.

En pocas palabras la inteligencia emocional son las habilidades que te permiten tomar el control de tus impulsos y emociones, así como entender los sentimientos de las personas que te rodean y gestionar de la mejor manera tus relaciones.

La inteligencia emocional es un gran aliado para crear relaciones con los demás, porque las personas conectamos a través de la razón, pero sobre todo por medio de las emociones que se generan.

Quiero preguntarte ¿es mejor tener la razón o soltar la razón? Desde mi óptica, la necesidad de siempre tener la razón destruye las posibilidades que tienes de obtener nuevas alternativas y opciones, al igual que dañas la individualidad de los miembros de tu equipo, hace que te aísles de los demás y por ende la delegación efectiva deja de ser una opción.

Ahora que te lo preguntaré de una manera diferente ¿qué es mejor? tener la razón  o tener opciones, tener la razón o tener relaciones, tener la razón o crecer profesionalmente, tener la razón o éxito profesional, tener la razón o tener conexión.

3. Beneficios de la delegación

Ciertamente, delegar tareas requiere compromiso de tu parte, pero la realidad es que lo puedes ver como una inversión; porque sí consumirá tu tiempo pero luego comenzarás a tener buenos resultados para ti y para la empresa.

Aumenta el compromiso

El compromiso es una de las cuestiones que más sufren los líderes, cuando en realidad si tu comienzas a delegar las responsabilidades dentro del equipo y les haces ver cuán importante es su realización, automáticamente el compromiso que tienen con el área y con la empresa va a crecer.

Aún más si comienzas a desarrollar su potencial, una persona que tiene la oportunidad de crecer y de mejorar, te aseguro que no va querer irse, sino todo lo contrario, pondrá más esfuerzo para crecer.

Más productividad

Cuando a una persona le das las herramientas, las oportunidades y la confianza para crecer, es inevitable que su productividad no aumente; e imagina esto no solo va a ser con un colaborador, sino que podrás ver cómo tu equipo va alcanzando nuevos niveles de eficiencia.

Mayor calidad en trabajo

Es cierto que no todas las veces o enseguida vas a notar una súper calidad en el trabajo que hacen, pero es porque apenas están comenzando. Con ayuda de tus retroalimentaciones y constante desarrollo verás como tus encargados van mejorando y evolucionando, al igual que tu.

Mejora el clima laboral

Un buen clima laboral es esencial para que los objetivos de tu organización se cumplan, y por medio de la delegación efectiva lo puedes lograr; esto gracias a que tu equipo se siente en confianza contigo, te dejan de ver como un mandamás y comienzan a verte como líder efectivo el cual que ve por ellos, los ayuda a crecer, que tienen relaciones reales, etc.

Disminuye el estrés

No es raro ver a muchos líderes o jefes estresados por todo el trabajo tienen, y yo me pregunto ¿por qué? Cuando comienzas a compartir la carga y las asignaciones con las personas capacitadas podrás ver cómo el estrés va disminuyendo, porque ya no eres solo tú llevando con todo, sino, es el departamento entero cargando con las responsabilidades.

4. Señales de que no estás delegando efectivamente

Ya que hablamos sobre los beneficios de la delegación efectiva, quiero que leas los siguientes puntos detenidamente, para que puedas analizar si no estás encargando las responsabilidades de la manera más óptima.

Tienes sobrecarga de trabajo

Creo que este es uno de los indicadores más evidentes, como te platique al principio, si tu trabajo comienza a invadir otras áreas de tu vida, si haces horas extra sin paga para poder terminar los pendientes restantes y piensas que solo tu puedes hacerlo; me atrevería a decir que necesitas renovar tu liderazgo.

No le das reconocimiento a tu equipo

Parte de una buena delegación es el reconocimiento, porque esto fomenta a un mejor esfuerzo en tus colaboradores, si haces esto quizá ya estés por el buen camino pero te falta perfeccionar tus habilidades.

No hay una comunicación óptima

Para explicar este punto, es necesario comprender que una buena comunicación es hablar responsablemente y escuchar activamente. Si en tu organización ves que estos procesos no dan un buen resultado, que las indicaciones no quedan claras, que los trabajadores tienen dudas, que se guardan sus opiniones, es necesario que comiences a trabajar con las habilidades del punto dos.

Hay un trabajo lento

Otra de las señales que debes tener en cuenta, es el proceso del trabajo, si consideras que este es “lento” o mejor dicho no ayuda a cumplir los objetivos de trabajo, es necesario una reestructuración en tu forma de delegar o necesitas implementar una nueva estrategia.

Siempre hay rotación de personal

Igualmente, esta es un indicador fácil de detectar, porque tú como líder sabes quienes renuncian, una mala delegación puede contribuir a esto, porque los colaboradores no se sienten motivados, no hay oportunidades de crecer, y hoy en día sobretodo los millennials no piensan dos veces en irse de un lugar donde no están a gusto; lo cual es una lastima porque ellos tienen mucho ingenio y otras cosas que aportar.

5. Pasos para la delegación efectiva

Pasos para la delegación efectiva

Sé que dije que no hay una receta para delegar efectivamente, pero si hay algunos pasos que puedes implementar y que de hecho tienen relación con todo lo anterior que te acabo de platicar.

Paso 1: Define la tarea o actividad

Es más que necesario que definas las tareas que vas a asignar, sé específico sobre cuáles son las metas para esa responsabilidad, pero no les des todas las respuestas, deja que él se desenvuelva. Y de ser posible ponlo por escrito para que no quede duda alguna.

Paso 2: Elige a la persona adecuada

Ten en cuenta que a la personas que le encargues el trabajo debe de estar capacitada para hacer y sobre todo que esté disponible, trata de no poner más carga de trabajo a tu equipo.

Paso 3: Ten una comunicación efectiva

Asegúrate de que la persona le quede claro lo que se va a hacer, porqué es importante dentro de la organización, así cómo su responsabilidad va repercutir en el trabajo grupal y el proyecto.

Paso 4: Hazle preguntas y escucha

No debes de decirle a él o ella paso a paso lo que va a hacer, una vez que ya le hayas explicado la tarea, debes comenzar a preguntarle cómo lo va a realizar; el secreto aquí, es darle la libertad para hacerlo como ellos piensan y tú simplemente seas un asesor o guía que les ayuda a perfeccionar su trabajo.

Paso 5: Haz una tabla de tiempos

Lleguen a un acuerdo sobre cuándo se va a hacer tal actividad, en qué horarios van a ser las entregas o revisiones, esto te ayudará a ver si el proyecto está avanzando y si se están cumpliendo los objetivos asignados, además que te dará la oportunidad de corregir algunos aspectos que quizá no van de acuerdo con las metas.

Paso 6: Define un método de entrega

Con esto me refiero a el cómo te van a entregar el trabajo, ¿Se hará una presentación? ¿Te van a entregar un documento? ¿Se debe organizar una junta? Igualmente debes ser específico con esto, para que la personas encargadas lo tomen en cuenta y tengan claridad sobre cuál es el proceso final.

Paso 7: Reconoce y retroalimenta

Por favor, una vez se termine el proyecto no solo digas gracias, es imprescindible que reconozcas al colaborador por la responsabilidad que tomó y sobretodo dale una retroalimentación ya sea sobre el proyecto o su programa de trabajo, para que en el futuro pueda tener un mejor desempeño. 

Conclusión

Cómo mencionamos al principio del artículo, la delegación efectiva no se enfoca en los pasos o fases que hagas, claro que es importante, pero igual se trata de la aplicación de los consejos que te acabo de dar, a través de la práctica y el seguimiento.
Si quieres obtener más información para poder llevar a tu equipo de trabajo al siguiente nivel, te invito a que revises mis otros blogs.

Author

Soy Adolfo, coach, conferencista y consultor en transformación humana y organizacional, me especializo en temas de liderazgo, comunicación y generación de equipos de alto desempeño.

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