La administración del tiempo, es uno de los aspectos más importantes que debes tener en cuenta en tu equipo, debido a que una administración eficiente te ayudará en la realización de otras actividades que son necesarias para alcanzar el éxito y ser un buen líder.

Una situación muy común, es cuando vas subiendo de puesto pero no te enseñan a cómo administrar su tiempo, esto pasa porque muchas veces dan por sentado que es algo que debes conocer, pero la realidad es que no todos los líderes saben cómo hacerlo de manera eficiente.

Por ello, en este artículo te estaré explicando qué es, cuáles son los factores que involucra y algunas señales para que analices si la administración del tiempo en tu estilo de liderazgo es óptimo.

Índice

  1. ¿Qué es la administración del tiempo?
  2. Su importancia
  3. Factores que involucra
  4. Señales de una mala administración del tiempo
  5. Cómo aplicar una buena gestión del tiempo

1. ¿Qué es la administración del tiempo?

La administración del tiempo es la habilidad con la que debes contar como líder, con el fin de que aproveches este recurso de la mejor manera, ya sea para la realización de sus asignaciones, juntas, desarrollo o todo lo que necesites.

Y debido a que el horario laboral es limitado, hace aún más imprescindible aprender a administrarlo, para que no consumas las horas que no corresponden en tu trabajo, como tu vida personal o familiar.

2. Su importancia

Importancia de una buena administración del tiempo

Además de lo anterior este factor es muy importante para el desarrollo de tu empresa, porque permite que tu eficacia y la de tu equipo de trabajo sea mucho mejor. 

A continuación te presento 6 razones por las cuales la administración del tiempo es importante para tu liderazgo.

Aumenta tu productividad

Este es uno de los aspectos más importantes, gracias a que cuando aprendes a gestionar el tiempo laboral conforme a las metas u objetivos que planteaste, haces que tu concentración sea mejor para la realización de dichas tareas, pues te motiva a alcanzar lo planeado y te darás cuenta de que puedes hacer muchas cosas más.

Mejora la calidad de tu trabajo

Una organización adecuada, ayudará a que puedas administrar tus actividades de mejor manera, contemplando así el tiempo que requieres para hacerlo con calidad; además que al priorizar tus asignaciones podrás enfocarte más y no estar pensando qué está pasando o qué harás con tus otras responsabilidades.

Cumplir objetivos

Los objetivos a los que quieres que cumpla tu equipo y a los que tu tienes que alcanzar, solamente van a ser posible cuando aprendas sobre la administración del tiempo, debido a que esta te permitirá no solo la gestión diaria, sino, igual a un largo plazo.

Te ayuda en tu toma de decisiones

Cuando tienes muchos pendientes que realizar y te asignan aún más, es normal que sientas que no vas a poder, que no tienes tiempo, que quieres tirar la toalla, etc., pero esto se debe a la falta de una organización efectiva.

Cuando aprendas a administrar tu tiempo, podrás tomar decisiones con respecto a cuáles son tus actividades que son urgentes o importantes, lo que tendrá repercusión en la toma de tus decisiones.

Aumenta tu éxito profesional

Imagina que tu departamento sea uno de los mejores de la empresa, ese que hace sus entregas a tiempo, que cumple con las responsabilidades y actividades.

Creeme que esto nunca se va a pasar por alto, y hará que las personas de alto mando en tu compañía se fije en ti de manera positiva, beneficiándote en la forma que puedes seguir creciendo profesionalmente.

Beneficia tu vida personal

Como mencioné al principio, cuando tu vida laboral está bien organizada y sabes lo que te corresponde hacer cada día, podrás obtener muchos beneficios y uno de los que considero más importantes, es el de poder disfrutar de tu vida personal.

Tener tiempo y sin preocupaciones de estar con tu familia y tus amigos, es igual de necesario. Recuerda que todo necesita un equilibrio.

3. Factores que involucra

Una buena administración del tiempo, involucra varios factores que debes tener en cuenta para que alcances el éxito, algunos de estos son:

Coordinación

Una de las cosas que debes hacer antes de comenzar, es reunirte con tu equipo de trabajo, para que puedas ver si necesitas hacer algo en compañía de alguien o  en conjunto, recuerda que todos estos pequeños aspectos los debes de tener en cuenta para una buena organización.

Organización

Tener una estructura definida, es clave para la administración del tiempo, si cada persona sabe cuál es el rol que debe de ejercer, así como las tareas que desempeña, va a ser mucho más fácil la planeación y por lo tanto, la ejecución.

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo es de suma importancia en la organización del tiempo. Como sabrás existen algunas tareas que necesitan de varios miembros, y el desarrollar un equipo de alto desempeño, es pieza fundamental.

Los equipos de alto desempeño son más eficientes, responsables, multitask, tienen iniciativa, entre otras cosas más que ayudan a la administración de tu jornada laboral.

Desarrollo humano

Si te preguntas, ¿qué tiene que ver el desarrollo de mi personal con la administración del tiempo? Déjame decirte que tiene mucha relación, por el hecho de que habrán tareas que vas a tener que desarrollar por ti mismo, pero igual habrán algunas actividades que tendrás que dejar a cargo de otros, a estas les llamo actividades estratégicas y tácticas.

Pero, para que puedas delegar las actividades tácticas, es indispensable que tus colaboradores estén listos para tomar dicha responsabilidad, por esta razón es importante que desarrolles las habilidades de todo tu personal.

Análisis

Todo buen líder, analiza las acciones que realizó durante un periodo de tiempo, ya que esto le da una visión más objetiva sobre cómo se trabajó. El analizar y estudiar cuáles fueron los factores que ayudaron a tener una buena administración o cuáles fueron los que perjudicaron, hará que en la próxima oportunidad pueda mejorar cada vez más.

4. Señales de una mala administración del tiempo

Ahora que conoces más sobre la administración del tiempo y cómo repercute directamente en la productividad de tu equipo; te explicare algunas señales para que puedas identificar si existe una buena o mala gestión.

Señales de una buena administración del tiempo

No tienes claras tus prioridades

De todas las responsabilidades que tienes pendientes, no sabes por cuál comenzar o cuál es la que deberías dejar de último, por lo tanto, comienzas a realizarlas de acuerdo a cómo tú crees que es la mejor manera.

Y a pesar de que esto no está mal, no es lo más recomendable, porque no es seguro si es lo que se necesitará primero.

Tienes actividades sin terminar

Esto tiene relación con el punto anterior, puede que a veces estés haciendo una actividad, sin embargo, te das cuenta de que no es la que se necesita para el momento entonces la abandonas y comienzas a realizar otra.

Solo estás provocando que tus responsabilidades se vayan juntando y posiblemente estés perjudicando a las demás tareas del equipo con el que trabajas.

Se te dificulta concentrarte

Al estar con mil pendientes girando por tu mente una y otra vez, es normal que se te dificulte concentrarte en la actividad que estás realizando, porque piensas en todas tus demás responsabilidades, lo cual afecta el desarrollo y calidad de todo tu trabajo.

Los resultados no son satisfactorios

Cuando por fin entregas los resultados de tu área, sientes que tu trabajo no es de la mejor calidad y los resultados no son los esperados, porque quizá los hiciste a última hora o tuviste que quedarte tiempo extra para terminarlo. Y claro que esto no es de mucha ayuda.

Estás agotado

El cansancio es un signo principal para saber que tu administración del tiempo no es la correcta, en vista de que no duermes bien porque estás preocupado, o por el hecho de desvelarte por tratar de cubrir las responsabilidades que no realizaste en la hora de oficina y terminas agotado física y mentalmente

Y al siguiente día cargas con lo mismo, es como un ciclo que no se acaba hasta que le pones un alto.

5. Cómo aplicar una buena gestión del tiempo

La administración del tiempo, es uno de los factores a los que se les debes prestar más atención e invertir esfuerzo; por ello, te mostraré cuáles son algunas de las maneras en las que puedes mejorar este factor en tu empresa.

Primero que nada, al principio de este artículo te comente que debes aprender a diferenciar entre tus tareas estrategias y tus actividades tácticas ¿recuerdas? Déjame explicarlo mejor:

Actividad táctica

Es aquella que después de que se ha repetido varias veces has llegado a formar un proceso de realización y por lo tanto debes asignar dicha tarea a alguien que pueda realizarla.

Actividad estratégica 

Son las actividades que requieren de tus habilidades como líder, que requieren hacer un análisis según la situación, y por ende favorecen el desempeño de tu equipo, esto da como resultado una actividad que no debes delegar.

Ahora, el siguiente punto que necesitas reconocer son las actividades que son importantes-urgentes y las actividades importantes-no urgentes.

Importantes – urgentes

Estas tareas surgen de manera urgente y pueden ser proyectos a punto de vencer, crisis empresariales, etc., pero su importancia recae en que la mayoría de las situaciones que se presentan aquí son actividades técnicas, es decir que las puedes delegar.

El problema surge cuando quieres estar más enfocado en esta área, y a pesar de no estar mal, estás descuidando otra parte de tus actividades importantes pero que no son urgentes y que al final pueden alterar la administración de tu tiempo.

Importantes – no urgentes

Son las actividades que deben de cumplirse, sin embargo, no son urgentes y pueden ser cosas tareas como: establecer estrategias, objetivos, planeación formación, capacitación entre otras, es decir, actividades y estrategias que no son delegables.

Una vez tengas clara estas dos y tengas presente cuáles son las actividades que necesitan de tu atención, podrás continuar con los siguientes pasos:

Planifica

Es necesario que planifiques y tengas presente todas las actividades que realizarás, para que puedas determinar cuáles son los lapsos que les asignamos. Un consejo que te doy es que agarres algunas de las características de los objetivos smart.

Por ejemplo, en qué tiempo deben estar listas estas tareas, a que se quiere llegar específicamente, y analizar si es relevante para ti o puedes pasarlo a tu equipo.

Prioriza

Conforme a lo acordado, prioriza las actividades que son necesarias para tu empresa, desde la más importante hasta la que no tiene tanta presión para realizarse, recuerda siempre apoyarte de tu equipo.

Agenda

Algo que realmente te ayudará, es programar de manera específica cuáles son todas esas responsabilidades para tu día o semana, y es que ahora con la tecnología, hay plataformas que te avisan cuando debes comenzar y terminar alguna actividad.  

Pon en práctica

Ya que tienes toda la administración de tu tiempo establecida, es momento que la realices, el reto más grande que tienes va a ser adaptarte y cumplir tu nueva manera de trabajar.

Haz evaluaciones

Una vez que hayas hecho tus asignaciones conforme al tiempo que estipulaste, comienza a realizar evaluaciones de las acciones que tomaste, y analiza cuáles te benefician, cuáles y qué otras podrías implementar.

Conclusión

La administración del tiempo, es un factor importante para el éxito de tu liderazgo, ya que, ayuda en el desarrollo de las actividades que realizas. Mi consejo final, es que junto a tu equipo, te organices eficientemente y sigas informándote en nuestro blog sobre nuevas formas de mejorar en tu organización.

Author

Soy Adolfo, coach, conferencista y consultor en transformación humana y organizacional, me especializo en temas de liderazgo, comunicación y generación de equipos de alto desempeño.

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